实施网络协同办公 提升公司管理水平

发布时间:2013-01-21

现代企业实施OA(协同办公)是大势所趋,拥有一套智能化OA办公系统,对企业员工、企业决策者来说至关重要,在网络普及的时代,OA办公系统还使得不同地理位置之间的不同单位、部门之间、分公司之间协同办公成为可能。我公司拟从4月1日开始推行OA办公系统,该系统可以把公司各个部门紧密联系在一起,可以强化公司员工之间,部门之间的信息交流与协同工作,随着OA办公系统的不断推进,将使公司内部的办公、业务流程都能在内部局域网或互联网上进行,各个岗位、各部门以及驻外省区经理之间可以亲密地交流协作。办公的自动化一定会让我们的工作变得轻松有趣,符合人性,也能进一步发挥每位员工的智慧和积极性。下面重点介绍一下实施协同办公平台可以为企业带来的好处:一、 建立内部的通信平台。
建立公司内部的邮件系统、及时通讯系统、论坛、博客等,使公司内部的通信和信息交流快捷通畅。
二、 建立信息发布的平台。
在公司内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、经验交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够及时了解企业的发展动态。
三、 实现工作流程的自动化。
变革了企业传统纸质公文办公模式,公司内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公,充分发挥信息共享功能,以及协调公司内各部门协同工作,减少工作中复杂环节。
四、 实现文档管理智能化。
使各类文档(包括各种文件、知识、信息、合同)能够按权限进行保存、共享和使用,并且提供方便的查找窗口。文档管理使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。在实现文档管理自动化以后,如企业来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,他自己进入系统后,文档管理系统以推送的方式把该员工需求的文件发到其桌面供其来选择,如规章制度、各种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。
五、 辅助办公。
辅助办公牵涉的内容比较多,如会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。
六、 实现分布式办公。
跨越了时空和时间的概念,扩大了集中办公室的办公方式,通过网络连接随时办公,大大方便了员工出差在外以及异地办公人员的办公与信息交流。
七、 节省公司的办公费用支出。
将传统的纸张填写过程电子化,有效节约传真、复印、打印和办公用纸费用,真正实现无纸化办公,是企业实现管理现代化的标志。
八、 搭建知识管理平台。
系统性利用公司积累的信息资源、专家技能,改进公司的创新能力、快速响应能力、公效率和员工的技能素质。
九、增强领导监控能力
强化领导的监控管理,增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效办公。
十、极大地提高了工作效率
OA办公系统能极大的提高工作效率。不用拿着各种文件、申请到处跑来跑去中,不用拿着文件等着领导审批,因为这些都可以在随网上、手机上进行,减少了办公成本,提高工作效率。
十一、建立信息集成平台,实现管理驾驶舱功能。
随着OA系统的升级,可以整合相对独立的、静态的ERP系统、财务系统等一系列经营管理业务数据,使公司各级管理人员和员工能有效获取处理信息,实现“管理驾驶舱”功能,提高企业整体反应速度和战略决策能力。